¿Por qué los centros educativos necesitan CRM?

CRM (Customer Relationship Management) es una herramienta que ayuda a las empresas a administrar el marketing, las ventas y el servicio al cliente. En primer lugar, los centros educativos privados también necesitan atraer clientes. 

En segundo lugar, los sistemas de CRM ayudan a los usuarios a establecer vínculos entre los miembros del equipo, socios y mantener todos los datos en una única base de datos. Averiguamos si los centros educativos necesitan esta herramienta. 

Cómo funciona el CRM

CRM fue creado como una herramienta de negocios. Recopila datos sobre las interacciones con los clientes y brinda a las empresas comerciales la capacidad de retener a los clientes mejorando la calidad del servicio y satisfaciendo sus necesidades. 

El sistema rastrea los llamados clientes potenciales, ofertas y conversiones, los recopila en un solo lugar, lo que le permite optimizar el sitio y realizar campañas publicitarias efectivas. La información en la base de datos proviene del correo electrónico, registros de llamadas y otros canales.

Por ejemplo, las llamadas telefónicas en una plataforma de CRM generan automáticamente datos en tiempo real: fecha, quién hizo la llamada, cuál es el propósito, si se ha logrado…etc. Todas las solicitudes se recopilan en una base de datos de contactos de personas interesadas en los detalles de la empresa y sus productos. 

La integración de correo electrónico le permite organizar reuniones, sincronizar contactos e información de Gmail, y establecer recordatorios. La automatización de tareas es quizás la ventaja más importante de una plataforma de CRM. El aprendizaje automático y el análisis son parte del trabajo rutinario de los empleados, lo que les brinda la oportunidad de cambiar a cosas que requieren más creatividad.

Las principales funciones del sistema se reducen a varias cuestiones: 

  • Automatización de marketing y ventas: CRM permite al equipo sistematizar procesos sobre diversos recursos digitales, promover clientes a través del llamado «embudo de ventas».
  • Gestión de contactos: Cuando el trabajo y los contactos comerciales se organizan en un solo lugar, es más fácil para las empresas colaborar, cerrar acuerdos y obtener ganancias.
  • Gestión de proyectos: Las plataformas de CRM utilizan «tableros», páginas que presentan los indicadores más importantes para la organización para que sea más fácil rastrearlos. Los tableros presentan información sobre el proyecto visualmente: en forma de cuadros, gráficos y listas intuitivos e interactivos. Hay muchos tipos de CRM, la tecnología se adapta a las necesidades y estrategias comerciales de cada empresa individualmente. Las instituciones educativas y formativas de hoy ajustan los parámetros del sistema a las especificidades de sus actividades.
  • Especificidad del CRM docente: CRM en la industria educativa es un software que se puede utilizar para administrar el proceso formativo: desde la admisión y la inscripción hasta la graduación. Obviamente, el problema de atraer estudiantes y automatizar el reclutamiento es más relevante para los centros privados. CRM permite también a los centros públicos mejorar el sistema de gestión: realizar un seguimiento de las tareas y la carga de trabajo de los profesores, almacenar datos voluminosos que la organización utiliza a diario.
  • Trabajando con los estudiantes: Al entrar a una institución educativa, es importante hacer un seguimiento de la etapa de comunicación con el estudiante, para mantener un contacto constante. Con la ayuda de CRM, es más sencillo hacer esto. Por ejemplo, al crear un formulario especial para alumnos en el sitio web del centro, puede recopilar información en las primeras etapas de comunicación: los usuarios ingresan los datos de contacto en el formulario, se crea una nueva cuenta, el sistema toma al usuario como un «cliente potencial», se envía un correo electrónico con un enlace con información sobre el centro. Luego, puede configurar una lista de correo que irá automáticamente a todas las partes interesadas para notificar eventos o noticias. Si la organización formativa es comercial, es importante trabajar por separado con los estudiantes potenciales que se encuentran en la etapa de “selección”. Para ello, los sistemas CRM prevén el llamado lead scoring. Le permite rastrear y atraer a propósito exactamente a aquellos usuarios para los cuales las condiciones del centro serán las más adecuadas. Atributos para la selección: proximidad, área de interés, continuidad…etc.
  • Trabajando con colegas: La mayoría de los CRM ofrecen herramientas para mejorar la colaboración en equipo, la programación de tareas y de cargas de trabajo. El sistema brinda la capacidad de resumir estos datos en informes que se pueden usar para mejorar los flujos de trabajo. Por ejemplo, el sistema Mautic CRM personalizado incluye un conjunto de funciones de soporte específicamente dirigidas a los centros formativos de todo tipo.